Privilégiée aujourd’hui par les grandes, moyennes et petites entreprises, la stratégie d’externalisation des services de gestion consiste à confier une ou plusieurs tâches à un prestataire externe spécialisé.
Vous êtes responsable d’une organisation ? En déléguant tout ou partie de vos services généraux à des partenaires de confiance, vous pouvez recentrer vos efforts sur des activités à forte valeur ajoutée tout en mutualisant les coûts et en profitant de nouvelles technologies. Faisons le point sur ce qu’est l’externalisation des services, ses avantages et sa mise en œuvre.
Externalisation des services généraux, de quoi s’agit-il ?
Les services de facilities représentent l’ensemble des services indispensables au bon fonctionnement de votre entreprise. Externaliser signifie déléguer une partie de vos activités à des sociétés externes spécialisées chacune dans leur domaine. Appelée également “outsourcing”, et grâce au développement de technologies digitales, la pratique de l’externalisation des services généraux a de plus en plus le vent en poupe.
D’une manière générale, ces moyens issus du facility management englobent des fonctions secondaires comme :
- L’achat d’équipements et de fournitures.
- La gestion de la logistique.
- Les services d’accueil, de gestion des courriers, de communication (téléphone, internet, réseaux, etc.)
- Les services liés à la sécurité et à la maintenance des bâtiments (systèmes de chauffage, systèmes électriques, ventilation, climatisation, etc.).
- La comptabilité.
- Les services de nettoyage des locaux professionnels et la gestion des déchets.
- La gestion des espaces de travail.
- Des services de support indirectement liés à l’activité principale de votre entreprise.
Afin de garantir une externalisation optimale de l’ensemble des tâches, l’utilisation d’un logiciel performant est recommandé pour une bonne gestion de vos prestataires. Vous êtes libre de déléguer tous les services. Néanmoins, nous vous recommandons de vous focaliser sur ceux qui vous apportent productivité et rentabilité.
Quels sont les avantages de l’externalisation des softs services ?
Quelle que soit la taille de votre entreprise, externaliser les services à des partenaires de confiance comporte de nombreux atouts. Focus sur les avantages à mettre en place une telle stratégie.
1 - Réduisez vos coûts et maîtrisez vos dépenses
Externaliser les services vous permet de réduire vos coûts (lien vers optimisation coûts FM) opérationnels :
- Coûts liés aux salaires et charges sociales dans le cas d’embauches de personnel.
- Coûts liés à la formation continue de vos collaborateurs.
- Coûts liés à des investissements en équipements et infrastructures.
2 - Concentrez-vous sur votre coeur de métier
L’externalisation des services généraux vous permet de vous recentrer sur les activités essentielles, les plus rentables et les plus productives, de votre entreprise. Vous concentrer sur votre expertise vous permet de gagner en temps.
3 - Bénéficiez de l’expertise de prestataires et de technologies innovantes
Déléguer les services généraux de votre entreprise vous offre la possibilité d’accéder à des compétences et des connaissances spécialisées sans avoir à embaucher du personnel en interne. Les fournisseurs de services généraux possèdent l'expérience nécessaire dans des domaines ciblés (maintenance, sécurité, gestion des installations). Cela leur permet de proposer une qualité de service élevée.
4 - Gagnez en flexibilité et en adaptabilité
Grâce à l’externalisation, vous gagnez en flexibilité et en adaptabilité. Ajustez ainsi plus facilement le niveau de service souhaité en fonction des variations de vos besoins.
5 - Améliorez la gestion des risques et de la conformité
En déléguant certaines de vos activités à des prestataires de services spécialisés, vous limitez les risques juridiques liés à la réglementation. Les fournisseurs possèdent une bonne connaissance des normes et des pratiques en vigueur dans leur domaine. Vous êtes assuré de vous mettre en conformité avec les objectifs fixés par le décret tertiaire.
6 - Accédez à l’innovation technologique
Les prestataires externes investissent en permanence dans les technologies de pointe. Bénéficiez de leurs avantages sans avoir à investir, ce qui peut être coûteux et risqué.
La mise en oeuvre de l’externalisation des services
Réussir son externalisation repose sur plusieurs critères :
- L’élaboration d’une feuille de route mentionnant les objectifs à atteindre et les moyens à mettre en place.
- La sélection du prestataire externe est un facteur important.
- La définition des rôles et des responsabilités de chaque partie.
Vous souhaitez externaliser une partie des services de votre entreprise ? Cette stratégie permet non seulement de gérer de façon optimale vos ressources mais aussi d'accroître votre productivité. Nos experts peuvent vous conseiller.