La pression constante sur les budgets alloués au sein des entreprises amène à une réflexion sur l’optimisation des coûts liés au facility management pour leur permettre de rester compétitives et rentables.
Explorons les nouvelles stratégies possibles pour réduire et gérer vos dépenses tout en maintenant des installations de qualité et fonctionnelles.
Qu’est-ce que le facility management et ses coûts ?
Le facility management ou FM désigne l’ensemble des nombreux services et prestations dédiés à garantir la gestion opérationnelle et stratégique d’une entreprise. Cette discipline englobe une gamme d’activités concernant les infrastructures ainsi que les occupants. Le facility manager en assure le pilotage. Le facility management engendre différents coûts inhérents à la gestion de ces activités.
Retrouvez notamment :
- Les coûts liés à la maintenance des bâtiments, des équipements et des infrastructures.
- Les coûts de gestion des déchets.
- Les dépenses liées à la surveillance des équipements techniques et des systèmes de fluides.
- Les frais dédiés au nettoyage des espaces et à l’entretien des espaces verts.
- Les coûts liés à la sécurité.
- Les dépenses pour la gestion des services du courrier.
- Les frais liés aux services d’accueil.
Stratégie d’optimisation des coûts : Pourquoi mettre en place un programme de maintenance préventive ?
Pour réduire et contrôler les coûts en facility management, la mise en place d’un plan de maintenance préventive est cruciale.
L’entretien régulier des équipements et des installations vous permet :
- De prévenir les pannes et d’anticiper d’éventuelles défaillances. Cette démarche prévient ainsi les interruptions coûteuses dans les opérations.
- De prolonger la durée de vie des équipements en remplaçant les pièces usées et en procédant aux réglages nécessaires. Cela permet d’éviter les coûts de remplacement anticipés.
- D’avoir une meilleure visibilité sur les coûts à long terme.
L’utilisation de solutions numériques joue un rôle prépondérant dans la diminution des coûts liés au facility management. En tant que facility manager, des technologies innovantes vous permettent d’améliorer l’efficacité de vos processus et d’optimiser l’utilisation des ressources :
- Les logiciels de facility management (GMAO) pour optimiser vos processus, vos coûts opérationnels et améliorer la satisfaction de vos collaborateurs.
- Les solutions IoT (Internet des objets) pour la gestion énergétique de vos bâtiments : collecte et analyse des données énergétiques en temps réel par des capteurs (climatisation, ventilation, chauffage), ajustements automatiques.
- L’automatisation des processus administratifs : remplacement des tâches manuelles répétitives par des processus automatisés (automatisation de la gestion des demandes d’intervention, des processus de facturation, etc.).
Comment optimiser l’utilisation des espaces et des ressources ?
L’optimisation des espaces et des ressources représente une stratégie clé pour diminuer les coûts en facility management. Quelle utilisation des espaces faites-vous ? Il est possible de réaliser des économies en apportant certains ajustements tels que :
- La réduction des coûts liés à la consommation d’énergie, d’eau et d’autres ressources : optimisation du chauffage et de l’éclairage en fonction des besoins réels et en utilisant des équipements moins énergivores, mise en place de systèmes de gestion de l’eau efficaces.
- La réduction des besoins en espace : identification des zones peu utilisées, optimisation de l’agencement des bureaux, etc.
Cette optimisation de l’utilisation des surfaces permet de réaliser des économies sur les coûts immobiliers.
Externalisation des services non essentiels
Afin d’améliorer les coûts tout en atteignant vos objectifs plus rapidement, il peut être judicieux de confier certaines tâches à des prestataires externes et spécialisés. Cette stratégie présente plusieurs avantages :
- La réduction des coûts inhérents à la main-d’œuvre.
- Le bénéfice de l’expertise et de la spécialisation des prestataires pour une qualité de service optimale.
- La possibilité de vous concentrer sur vos activités principales tout en assurant la qualité des services de support.
Quels sont les autres leviers pour optimiser les coûts liés aux services de gestion de vos sites ?
Par la mise en place de pratiques durables
En adoptant des pratiques respectueuses de l’environnement dans la gestion de vos bâtiments et de vos installations, vous pouvez optimiser vos coûts liés au facility management tout en réduisant votre empreinte carbone.
Voici quelques méthodes durables :
- La gestion des déchets : tri sélectif et recyclage vous permettent de réaliser des économies sur les coûts de traitement et d’élimination des déchets.
- La réduction de la consommation d’énergie : mise en place de mesures d’efficacité énergétique, investissement dans des équipements économes en énergie, sensibilisation des occupants aux gestes écoresponsables.
- L’utilisation de matériaux durables dans la rénovation de vos bâtiments : meilleure qualité de l’air intérieur pour les occupants, entretien moindre des infrastructures avec moins de travaux à prévoir, etc.
Par la formation et l'implication des salariés
Afin d’assurer des économies pérennes, il est également indispensable de proposer des programmes de formation et de sensibiliser vos collaborateurs aux bonnes pratiques de gestion et d’entretien des bâtiments. Cela contribue à une diminution significative des coûts de maintenance sur le long terme.
La mise en œuvre de stratégies percutantes représente une solution fiable et efficace pour optimiser vos coûts en lien avec le facility management. Un besoin ? Prenez contact avec un professionnel du FM et concentrez-vous sur votre cœur de métier.